Theo quy định pháp luật, việc đăng ký mã vạch không bắt buộc. Tuy nhiên, doanh nghiệp in mã số mã vạch lên sản phẩm phải đăng ký với cơ quan có thẩm quyền. Nghị định 119/2017/NĐ-CP quy định xử phạt hành chính trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng mã vạch mà chưa tiến hành đăng ký. Để hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt thông tin về mã vạch là gì và thủ tục đăng ký mã số mã vạch, In Tân Hoa Mai xin cung cấp một số nội dung để bạn tham khảo dưới đây.
Mã vạch là gì?
Mã vạch (hay số mã vạch, barcode) là hình ảnh bao gồm các vạch đen và dãy số tương ứng. Chúng thể hiện các thông tin liên quan và đại diện riêng biệt cho từng sản phẩm của doanh nghiệp.
Thông thường, mã số vạch được dán trên bao bì sản phẩm hàng hóa. Mỗi loại sản phẩm khác nhau về tính chất, số lượng, bao gói,… đều được chọn những mã số khác nhau. Khi sản phẩm được cải tiến (thay đổi về cách đóng gói, trọng lượng,…), doanh nghiệp cần được cấp mã vạch mới.
Mỗi mã số là con số duy nhất, đặc trưng cho một loại hàng hóa. Bản thân mã số chỉ là dãy số đại diện, không liên quan đến đặc điểm, tính chất, chất lượng của hàng hóa.
Lưu ý: Mã số quốc gia của Việt Nam là 893.
Xem thêm: Barcode và QR Code có gì giống và khác nhau để so sánh?
Các loại mã vạch phổ biến hiện nay
Dưới đây là thông tin một số loại mã vạch bạn đọc có thể tham khảo:
| Loại mã vạch | Ngành nghề sử dụng | Đặc điểm |
| UPC | – Công nghiệp thực phẩm
– Các nhà buôn bán lẻ – Sử dụng ở Bắc Mỹ và Canada |
– Cần mã số, không cần mã chữ
– Độ chính xác cao, đáng tin cậy – Cần mã kiểm lỗi |
| EAN | – Tương tự UPC
– Sử dụng cho các nước khác không thuộc Bắc Mỹ |
– Cần mã số, không cần mã chữ
– Độ chính xác cao, đáng tin cậy – Cần mã kiểm lỗi |
| Code 39 | – Bộ Quốc phòng
– Ngành y tế – Công nghiệp nhôm – Các nhà xuất bản sách định kỳ – Các cơ quan hành chính |
– Mã hóa cả chữ lẫn số
– Dễ in – Rất an toàn, không có mã kiểm lỗi |
| Interleaved 2 of 5 | – Phân phối, lưu kho
– Các sản phẩm không phải là thực phẩm – Các nhà sản xuất, nhà buôn bán lẻ – Hiệp hội vận chuyển Container |
– Dễ in
– Kích thước nhỏ gọn |
| Codabar | – Ngân hàng máu
– Thư viện – Thư tín chuyển phát nhanh trong nước – Công nghiệp xử lý Film ảnh |
– Rất an toàn
– Dày dặn |
| Code 128 | – Công nghiệp chế tạo
– Vận chuyển Container |
– Dung lượng 128 ký tự |
Tại Việt Nam, hai loại mã số EAN thường gặp là EAN-13 và EAN-8 (Mã số rút gọn):
- Mã số EAN-13 gồm 13 con số, cấu tạo như sau (từ trái sang phải):
- Mã quốc gia: hai hoặc ba con số đầu
- Mã doanh nghiệp: bốn, năm hoặc sáu con số
- Mã sản phẩm: năm, bốn, hoặc ba con số (tùy thuộc vào mã doanh nghiệp)
- Số cuối cùng là số kiểm tra.
- Mã số EAN-8 (Mã số rút gọn) là dãy 8 chữ số quy định cho vật phẩm (sản phẩm) có kích thước nhỏ, gồm mã quốc gia, số phân định vật phẩm và một số kiểm tra.
Ngoài ra, một số công ty tại Mỹ và Canada thường sử dụng loại mã UPC. Mã UPC cũng tương tự mã EAN nhưng chỉ có 12 số. Loại mã số này vẫn được tổ chức Mã số mã vạch quốc tế công nhận nhưng không được sử dụng phổ biến.
Vai trò của mã vạch
Mã vạch là công nghệ quan trọng và phổ biến, đóng vai trò then chốt trong hoạt động quản lý hàng hóa và bán lẻ. Công nghệ này sử dụng các dấu hiệu đặc biệt để định danh và theo dõi sản phẩm trong suốt chuỗi cung ứng, từ đó đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong vận chuyển, lưu trữ, quản lý kho và bán hàng.
Trong quản lý kho, mã vạch giúp đánh dấu sản phẩm và theo dõi số lượng hàng tồn, giảm thiểu thất thoát, cải thiện quy trình quản lý và đảm bảo tính chính xác khi kiểm kê.
Trong vận chuyển và logistics, mã vạch cho phép theo dõi vị trí sản phẩm trong suốt quá trình vận chuyển, đảm bảo giao hàng chính xác cho khách hàng.
Trong bán lẻ, mã vạch hỗ trợ quản lý hàng hóa, đảm bảo tính chính xác trong kiểm tra, quản lý hàng hóa và giúp tăng tốc độ xử lý thanh toán tại quầy.
Mã vạch cũng được ứng dụng trong kiểm soát chất lượng, theo dõi nguồn gốc và kiểm soát chất lượng sản phẩm, đảm bảo tính an toàn và tuân thủ quy trình sản xuất.
Không chỉ vậy, mã vạch còn cung cấp thông tin sản phẩm cho khách hàng, giúp họ dễ dàng tra cứu và tìm kiếm thông tin, đồng thời hỗ trợ nhà sản xuất quảng bá sản phẩm hiệu quả hơn.
Cách kiểm tra mã vạch phân biệt hàng thật, hàng giả
Để phân biệt hàng thật và hàng giả, việc kiểm tra mã vạch đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác của thông tin sản phẩm. Bạn có thể thực hiện việc kiểm tra này theo các bước sau:
Bước 1: Xác định mã số đầu tiên của mã vạch để biết quốc gia sản xuất. Theo hệ thống mã vạch chuẩn quốc tế, 3 chữ số đầu tiên của sản phẩm sản xuất tại Việt Nam là 893, Trung Quốc là 690, 691, 692, 693 và Thái Lan là 885.
Bước 2: Sau khi xác định được quốc gia sản xuất, bạn cần kiểm tra tính hợp lệ của mã vạch. Lấy tổng của các con số hàng chẵn nhân 3, cộng với tổng các chữ số hàng lẻ (trừ số thứ 13). Tiếp theo, cộng kết quả này với số thứ 13. Nếu tổng có đuôi là số 0, đó là mã vạch hợp lệ. Ngược lại, nếu kết quả không phải là 0, mã vạch không hợp lệ. Để chắc chắn, bạn có thể quét mã vạch sản phẩm để biết chính xác sản phẩm là thật hay giả.
Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các phần mềm check mã vạch trên điện thoại thông minh để đánh giá chất lượng sản phẩm. Các phần mềm như BarcodeViet, Scanlife, Barcode Express Pro… cho phép chụp ảnh, quét và nhận dạng mã vạch, giúp bạn đánh giá tính chính xác của thông tin sản phẩm, từ đó đảm bảo mua được hàng chính hãng, tránh mua phải hàng giả, hàng nhái.
Nội dung liên quan có thể bạn sẽ quan tâm: Cách kiểm tra tem chống hàng giả bằng điện thoại chuẩn nhất
Thủ tục đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm
Để đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm, doanh nghiệp cần thực hiện theo 6 bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Theo Nghị định 74/2018/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký mã số mã vạch bao gồm:
- Bản đăng ký mã số mã vạch (theo mẫu)
- Bảng kê danh mục sản phẩm đăng ký mã số mã vạch
- Giấy ủy quyền
- Bản sao công chứng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ.
Bước 2: Kê khai hồ sơ trực tuyến
Người nộp hồ sơ cần đăng ký tài khoản và kê khai thông tin mã số mã vạch của đơn vị trên Cổng thông tin điện tử.
Bước 3: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Văn phòng GS1 Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Lưu ý:
- Nộp kèm lệ phí đăng ký và duy trì mã số mã vạch năm đầu tiên theo quy định tại Thông tư 232/2016/TT-BTC.
- Có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.
- Có thể nộp phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Bước 4: Nhận thông báo mã số mã vạch tạm thời
Sau khi nhận đủ hồ sơ và lệ phí, Văn phòng GS1 sẽ thông báo mã số mã vạch tạm thời cho doanh nghiệp qua email và Cổng thông tin điện tử trong vòng 5-7 ngày làm việc.
Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm
Doanh nghiệp đăng nhập vào tài khoản trên Cổng thông tin điện tử để kê khai thông tin sản phẩm. Sau khi hoàn tất, mã số mã vạch của sản phẩm sẽ được phát hành và công bố trên hệ thống.
Bước 6: Nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch
Khoảng 1 tháng sau khi nhận được thông báo mã số mã vạch tạm thời, doanh nghiệp đến Văn phòng GS1 để nhận Giấy chứng nhận mã số mã vạch bản gốc.
Chúng tôi vừa chia sẻ một số thông tin hữu ích về mã vạch. Để tìm hiểu thêm về các phương thức chống hàng giả, đặc biệt là tem chống hàng giả, hãy theo dõi chúng tôi để nhận được những cập nhật mới nhất!
