Mục lục
Bao thư trắng là lựa chọn quen thuộc cho văn phòng, doanh nghiệp và các nhu cầu gửi hồ sơ, hợp đồng, thư mời hoặc chứng từ. Kiểu bao thư này dễ sử dụng, phù hợp với nhiều kích thước tài liệu và đặc biệt thuận tiện khi cần in thêm logo, tên công ty hoặc thông tin liên hệ để đồng bộ nhận diện thương hiệu.
Nếu đang chọn bao thư cho công việc hằng ngày, bạn nên ưu tiên 3 yếu tố trước: kích thước tài liệu, độ dày giấy và nhu cầu có in hay để trắng. Chọn đúng ngay từ đầu giúp tài liệu vừa vặn, hạn chế gấp nhăn và tránh đặt loại bao thư không phù hợp mục đích sử dụng.
Bao thư trắng phù hợp với những nhu cầu nào?
Ưu điểm lớn nhất của bao thư trắng là tính trung tính và dễ ứng dụng. Do không phụ thuộc vào màu sắc hoặc họa tiết có sẵn, loại bao thư này có thể dùng trong nhiều tình huống khác nhau, từ lưu trữ nội bộ đến gửi tài liệu cho khách hàng và đối tác.
- Hồ sơ, hợp đồng: nên chọn loại đủ lớn để tài liệu không phải gấp quá nhiều lần.
- Hóa đơn, thông báo, thư ngỏ: có thể dùng loại nhỏ, gọn và dễ niêm phong.
- Thư mời, voucher, tài liệu giới thiệu: nên chọn kích thước theo đúng khổ thành phẩm bên trong.
- Bộ nhận diện doanh nghiệp: bao thư trắng có thể in thêm logo, màu thương hiệu và thông tin liên hệ.
- Văn phòng dùng thường xuyên: nên ưu tiên kích thước thông dụng để dễ phân loại và bổ sung khi cần.
Cách chọn kích thước bao thư trắng theo tài liệu bên trong
Không nên chọn bao thư chỉ dựa trên tên gọi A4, A5 hay DL mà bỏ qua kích thước thực tế của tài liệu. Cùng một nhu cầu sử dụng, cách gấp giấy và độ dày của bộ hồ sơ có thể làm thay đổi loại bao thư phù hợp.
| Nhu cầu | Loại bao thư nên cân nhắc | Lưu ý khi chọn |
|---|---|---|
| Hợp đồng, hồ sơ khổ A4 | Bao thư cỡ lớn | Ưu tiên đủ rộng để tài liệu nằm phẳng hoặc chỉ gấp tối thiểu. |
| Giấy A4 gấp đôi | Bao thư cỡ trung | Kiểm tra thêm độ dày nếu kẹp nhiều tờ. |
| Giấy A4 gấp ba, hóa đơn, thư ngỏ | Bao thư nhỏ dạng dài | Phù hợp tài liệu mỏng, cần gọn khi gửi. |
| Catalogue mỏng, hồ sơ nhiều trang | Bao thư lớn | Nên kiểm tra chiều dày thực tế trước khi chốt kích thước. |
Nếu nhu cầu chính là đựng nguyên khổ hồ sơ, có thể xem thêm dòng bao thư A4 để so sánh quy cách phù hợp.
Nên chọn loại giấy nào cho bao thư trắng?
Với bao thư trắng, chất liệu giấy ảnh hưởng trực tiếp đến độ cứng, khả năng viết lên bề mặt, cảm giác khi cầm và chất lượng phần logo hoặc thông tin được in thêm. Không có một loại giấy phù hợp cho mọi trường hợp.
Giấy Ford
Đây là lựa chọn phổ biến cho nhu cầu văn phòng nhờ bề mặt dễ viết, dễ đóng dấu và phù hợp với phong cách đơn giản. Nếu ưu tiên tính thực dụng, cần ghi chú hoặc dùng số lượng thường xuyên, giấy Ford là phương án nên cân nhắc đầu tiên.
Giấy Couche
Bề mặt láng hơn, phù hợp khi thiết kế có hình ảnh hoặc cần màu in nổi bật. Tuy nhiên, nếu thường xuyên phải viết tay lên bao thư thì nên kiểm tra khả năng bám mực của loại bút đang sử dụng trước khi đặt số lượng lớn.
Giấy Kraft trắng
Phù hợp với thiết kế thiên về cảm giác tự nhiên, tối giản hoặc cần tạo khác biệt so với bao thư văn phòng thông thường. Nếu đang cân nhắc phong cách này, có thể xem thêm bao thư giấy Kraft.
Bao thư trắng để nguyên hay in logo doanh nghiệp?
Đây là điểm nên xác định trước khi đặt mua hoặc đặt sản xuất. Hai phương án phục vụ hai mục đích khác nhau.
| Phương án | Phù hợp khi | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Để trắng hoàn toàn | Dùng nội bộ, lưu trữ, gửi tài liệu thông thường hoặc cần tính linh hoạt cao. | Dễ dùng cho nhiều phòng ban nhưng không tạo dấu ấn thương hiệu. |
| In logo và thông tin công ty | Gửi hợp đồng, hồ sơ, thư mời hoặc tài liệu thường xuyên tới khách hàng và đối tác. | Cần kiểm tra file logo, màu sắc và vị trí thông tin trước khi in. |
Nếu bao thư được dùng như một phần của bộ nhận diện, nên giữ thiết kế gọn: logo, tên doanh nghiệp, địa chỉ hoặc thông tin liên hệ cần thiết. Khoảng trắng vẫn nên đủ rộng để ghi người nhận, dán nhãn hoặc xử lý bưu gửi khi cần.
4 chi tiết nên kiểm tra trước khi đặt bao thư trắng
1. Tài liệu có phải gấp không?
Hãy đặt tài liệu thực tế vào kích thước dự kiến. Nếu phải gấp quá nhiều lần hoặc mép giấy bị cấn, nên chuyển sang khổ lớn hơn.
2. Bao thư có cần keo nắp không?
Với tài liệu gửi thường xuyên, nắp có lớp keo chờ giúp thao tác đóng gói thuận tiện hơn. Nếu chỉ dùng để phân loại nội bộ, loại không keo có thể đã đủ nhu cầu.
3. Có cần cửa sổ hiển thị thông tin người nhận không?
Bao thư cửa sổ phù hợp với quy trình gửi thư số lượng nhiều khi địa chỉ người nhận đã được in sẵn trên giấy bên trong. Nếu dùng cho hồ sơ hoặc thư mời cần hình thức trang trọng, mẫu không cửa sổ thường dễ bố trí thiết kế hơn.
4. Có cần in nhận diện thương hiệu không?
Nếu bao thư được gửi trực tiếp cho khách hàng, đối tác hoặc đi cùng báo giá, hợp đồng, nên cân nhắc in logo và thông tin doanh nghiệp thay vì sử dụng bao trắng hoàn toàn.
Nếu cần in logo trên bao thư trắng, nên chuẩn bị gì?
Để quá trình tư vấn và kiểm file nhanh hơn, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước các thông tin cơ bản:
- Kích thước tài liệu cần đựng.
- Kích thước bao thư mong muốn hoặc mẫu bao thư đang sử dụng.
- Logo ở định dạng chất lượng tốt.
- Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, website hoặc thông tin cần in.
- Màu nhận diện cần ưu tiên.
- Số lượng dự kiến để đơn vị in tư vấn phương án phù hợp.
- Yêu cầu về kiểu nắp, keo dán hoặc cửa sổ nếu có.
Cần in bao thư trắng có logo? Bạn có thể tham khảo dịch vụ in bao thư theo yêu cầu tại Tân Hoa Mai để chọn kích thước, cách trình bày và quy cách phù hợp với tài liệu thực tế.
Cách bảo quản bao thư trắng để hạn chế cong, bẩn và ẩm
Màu trắng dễ lộ bụi, vết bẩn và nếp gấp hơn các tông màu đậm. Vì vậy, bao thư chưa sử dụng nên được giữ trong bao gói sạch, đặt trên bề mặt phẳng và tránh khu vực có độ ẩm cao.
- Không đặt vật nặng lên mép bao thư trong thời gian dài.
- Tránh để gần khu vực có nước, dầu mỡ hoặc bụi giấy.
- Phân loại theo kích thước để lấy đúng loại khi cần.
- Với bao thư đã in logo, nên giữ các lô cùng thiết kế riêng biệt để tránh dùng nhầm phiên bản cũ.
Đặt bao thư trắng theo thiết kế riêng tại Tân Hoa Mai
Nếu doanh nghiệp không chỉ cần bao thư trắng có sẵn mà muốn in thêm logo, màu nhận diện hoặc thông tin liên hệ, Tân Hoa Mai có thể tiếp nhận yêu cầu theo quy cách thực tế. Khi gửi thông tin, nên cung cấp rõ kích thước, nội dung cần in, file thiết kế nếu có và số lượng dự kiến để được tư vấn phương án phù hợp.
Với các đơn hàng cần đồng bộ cùng bộ nhận diện, nên duyệt một mẫu trình bày thống nhất trước khi triển khai. Điều này giúp tránh sai thông tin, sai vị trí logo hoặc bố cục quá chật sau khi gấp và dán thành phẩm.
Cần tư vấn bao thư trắng có in logo theo yêu cầu? Hãy chuẩn bị kích thước tài liệu, nội dung cần in và số lượng dự kiến, sau đó gửi cho Tân Hoa Mai để được tư vấn quy cách phù hợp trước khi sản xuất.
Sản phẩm liên quan
