Giấy in hóa đơn là gì? Phân biệt giấy in nhiệt và giấy NCR chi tiết

Giấy in hóa đơn loại nào tốt? Bài viết giúp bạn phân biệt giấy in nhiệt và giấy NCR. So sánh chi phí và chọn đúng loại giấy chuẩn cho cửa hàng & doanh nghiệp. Đây là những thông tin hữu ích và giải pháp in ấn tối ưu từ Tân Hoa Mai ngay dưới đây.

Giấy in hóa đơn là gì? Các loại phổ biến trên thị trường

Giấy in hóa đơn là một phần không thể thiếu trong mọi giao dịch kinh doanh, giúp ghi lại thông tin bán hàng, thanh toán hoặc đối soát kế toán một cách minh bạch. Tùy thuộc vào loại máy in bạn đang sử dụng và nhu cầu lưu trữ chứng từ, chúng ta sẽ chọn loại giấy phù hợp.

Trên thị trường, các loại giấy in này rất đa dạng, nhưng phổ biến và được tin dùng nhất là hai nhóm: giấy in nhiệt và giấy NCR (hay còn gọi là giấy in kim). Mỗi loại sẽ có ưu điểm riêng, phục vụ cho những mô hình kinh doanh khác nhau.

Giấy in nhiệt (K57, K80) – Dùng cho máy POS

Đây là loại giấy không cần dùng mực in. Giấy in nhiệt hoạt động nhờ đầu in của máy tác động nhiệt lên lớp hóa chất phủ sẵn trên bề mặt giấy để tạo ra chữ. Bạn sẽ thường thấy loại này ở các siêu thị, quán cà phê hay cửa hàng tiện lợi.

Tại sao nên chọn giấy in hóa đơn bằng nhiệt?

• Tốc độ nhanh: In hóa đơn gần như tức thì, giúp quy trình thanh toán gọn lẹ.
• Tiết kiệm: Không tốn chi phí mua mực in, vận hành đơn giản.
• Tiện lợi: Rất phù hợp cho mô hình bán lẻ, F&B cần sự nhanh chóng.

Hiện nay có 2 khổ giấy thông dụng

• Giấy in nhiệt K57 (57mm): Thường dùng cho các máy POS cầm tay nhỏ gọn, máy in thẻ hoặc quầy thanh toán mini.
• Giấy in nhiệt K80 (80mm): Khổ giấy tiêu chuẩn cho máy in hóa đơn lớn, giúp hiển thị thông tin rõ ràng và đầy đủ hơn.

Lưu ý nhỏ: Vì sử dụng công nghệ nhiệt, mực trên giấy có thể bị phai màu theo thời gian, nhất là khi tiếp xúc với ánh nắng hoặc nhiệt độ cao. Do đó, loại này không dành cho các chứng từ cần lưu trữ lâu dài (trên 1 năm).

Giấy NCR (giấy than tự in) – Giải pháp in hóa đơn nhiều liên

Khác với giấy in nhiệt, giấy NCR (Non-Carbon Required) là loại chuyên dụng cho giấy in kim. Điểm đặc biệt của loại giấy in hóa đơn này là bạn không cần lót thêm giấy than đen kẹp giữa mà vẫn có thể in ra nhiều bản sao cùng lúc.

Đặc điểm nổi bật

• Đa dạng số liên: Bạn có thể in 2, 3, 4 hoặc thậm chí 5 liên trong một lần in.
• Phân loại dễ dàng: Mỗi liên thường có màu khác nhau, giúp bạn dễ dàng phân chia: một bản cho khách, một bản cho kế toán, một bản cho kho vận…
• Độ bền cao: Chữ in rõ nét, mực bền, rất an toàn cho việc lưu trữ và đối chiếu sổ sách trong thời gian dài.

Giấy NCR thường được sử dụng chủ yếu ở đâu?

• Các đại lý phân phối, cửa hàng bán vật liệu xây dựng, bán sỉ.
• Công ty vận chuyển, logistics cần biên lai giao nhận.
• Bộ phận kế toán – kho cần chứng từ gốc để đối soát.

Phân loại giấy NCR

Để in hóa đơn rõ nét, không kẹt giấy và đảm bảo các liên sau vẫn hiển thị tốt, giấy NCR thường được phân loại theo 3 tiêu chí cơ bản:

• Số liên: hóa đơn 2 liên (khách – cửa hàng), 3 liên (khách – kế toán – kho), 4–5 liên cho logistics, vận chuyển.

• Kích thước hóa đơn: Chủ yếu là khổ A4 liên tục hoặc khổ in theo mẫu hóa đơn riêng, tương thích máy in kim.
• Cấu tạo: Giấy đạt chuẩn gồm 3 lớp CB – CFB – CF, giúp truyền mực rõ xuống các liên dưới mà không cần giấy than.

Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa giấy in nhiệt và giấy NCR sẽ giúp bạn chọn đúng loại giấy in phù hợp nhất.

So sánh giấy in hóa đơn bằng nhiệt và giấy NCR

Khi đứng trước quyết định lựa chọn giấy in hóa đơn, rất nhiều chủ cửa hàng và doanh nghiệp cảm thấy phân vân: “Nên dùng giấy in nhiệt cho rẻ hay đầu tư giấy NCR?”.

Thực tế, không có loại giấy nào là “tốt nhất” cho mọi trường hợp, chỉ có loại giấy “phù hợp nhất” với mô hình vận hành của bạn. Vì vậy, bảng so sánh chi tiết dưới đây được xây dựng dựa trên thực tế sử dụng. Giúp bạn dễ dàng đưa ra quyết định chính xác hơn.

Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn chọn giấy NCR dù giá cao hơn?

Tổng chi phí vận hành – không chỉ là giá giấy

Nếu mô hình của bạn cần nhiều hơn 1 bản hóa đơn cho cùng một giao dịch:

• Với giấy in nhiệt, bạn phải in lại nhiều lần hoặc photocopy → tốn giấy, tốn thời gian, tăng rủi ro sai sót.
• Với giấy NCR, chỉ cần in 1 lần duy nhất là có đủ các liên.

Vì vậy, với mô hình bán sỉ, kho vận, kế toán, giấy in hóa đơn NCR thường tiết kiệm chi phí hơn về lâu dài, dù giá mỗi tờ cao hơn.

Xem thêm: Cập nhật giá in hóa đơn tại Tân Hoa Mai

Độ chính xác trong đối soát – yếu tố sống còn của kế toán và kho

Giấy NCR sở hữu tính năng “sao chép nguyên bản”. Nghĩa là nội dung ở liên 1 (giao khách) sẽ được in đè chính xác 100% xuống các liên sau (lưu kho/kế toán).

• Không lo lệch số liệu.
• Không sợ thất lạc các bản in rời rạc.
• Đảm bảo tính pháp lý và minh bạch khi cần kiểm tra lại sau nhiều năm

Điều này giúp kế toán và thủ kho đối soát nhanh, chính xác và an toàn, đặc biệt khi cần kiểm tra lại chứng từ sau thời gian dài.

In hóa đơn giá rẻ và chất lượng tại Tân Hoa Mai

Tân Hoa Mai mang đến giải pháp in ấn trọn gói với chi phí tối ưu: thiết kế mẫu miễn phí, in đúng màu nhận diện thương hiệu, gia công đóng cuốn, chạy rãnh xé và đánh số nhảy tự động chính xác theo từng liên.

Chúng tôi chuyên sử dụng giấy in hóa đơn bằng chất liệu NCR (Carbonless) cao cấp. Cho khả năng truyền mực rõ nét qua nhiều liên mà không cần giấy than, đảm bảo chứng từ sạch đẹp và bền màu lâu dài. Lựa chọn in hóa đơn tại Tân Hoa Mai, quý khách hoàn toàn yên tâm về chất lượng in ấn, tiến độ đúng hẹn, chính sách bảo hành rõ ràng và dịch vụ giao hàng tận nơi chuyên nghiệp.

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

1. Hóa đơn nhiều liên có cần dùng mực hay lót giấy than không?

Có dùng mực nhưng không cần lót giấy than.
Hóa đơn nhiều liên sử dụng giấy NCR (giấy than tự in) kết hợp với máy in kim. Mực in sẽ tự động truyền xuống các liên dưới. Không cần kẹp giấy than đen như cách truyền thống.

2. Có những loại giấy in hóa đơn nào phổ biến hiện nay?

Hiện nay, giấy in hóa đơn phổ biến gồm:

• Giấy in nhiệt: Không dùng mực, in nhanh, phù hợp bán lẻ.
• Giấy NCR (giấy than tự in): In được nhiều liên, dùng cho kế toán, kho và vận chuyển.

3. Giấy in hóa đơn khổ nào là phổ biến?

Một số khổ giấy in hóa đơn thường dùng:

• K57, K80: Dùng cho máy in nhiệt.
• A4 liên tục hoặc khổ hóa đơn riêng: Dùng cho giấy NCR, in kim nhiều liên.