Hóa đơn bán lẻ (HĐBL) là công cụ thiết yếu trong hoạt động giao dịch hàng hóa và dịch vụ, đặc biệt phù hợp với các cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh và các đơn vị không cần hóa đơn VAT. Loại hóa đơn này giúp ghi nhận thông tin giao dịch một cách rõ ràng và nhanh chóng giữa người mua và người bán mà không chịu sự quản lý trực tiếp từ cơ quan thuế. Dễ dàng in ấn và tự thiết kế, HĐBL không chỉ đáp ứng tính linh hoạt cho các doanh nghiệp mà còn đảm bảo minh bạch trong từng giao dịch.
Vậy hóa đơn bán lẻ có những quy định và yêu cầu gì để được coi là hợp lệ? Hãy cùng In Tân Hoa Mai tìm hiểu qua nội dung dưới đây nhé!
Hóa đơn bán lẻ là gì?
Hiện nay, pháp luật chưa có định nghĩa cụ thể về hóa đơn bán lẻ. Tuy vậy, loại hóa đơn này vẫn được dùng rộng rãi trong các giao dịch mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ có giá trị nhỏ, đặc biệt tại các cửa hàng tạp hóa, siêu thị và nhà hàng.
HĐBL là loại hóa đơn mà người bán cấp cho người mua khi hoàn tất giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ. Loại hóa đơn này không có giá trị pháp lý cao và không thuộc diện quản lý của cơ quan thuế. Cá nhân và tổ chức có thể tự thiết kế và in mẫu hóa đơn riêng để sử dụng linh hoạt trong hoạt động kinh doanh.
Hóa đơn bán lẻ phổ biến tại các cửa hàng nhỏ và hộ kinh doanh, sử dụng trực tiếp giữa người mua và người bán mà không cần sự quản lý từ Bộ Tài chính. Người dùng có thể dễ dàng tải về và in mẫu hóa đơn sẵn có từ các nguồn tài liệu hoặc mua tại các tiệm sách, hoặc tự in theo mẫu thiết kế của doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu của mình.
Các loại hóa đơn bán lẻ ở Việt Nam
Ở Việt Nam thịnh hành 03 loại HĐBL như sau:
Hóa đơn bán lẻ 1 liên
Đây là dạng hóa đơn chỉ gồm 1 liên duy nhất, thường được giao cho người mua để tạo sự minh bạch trong giao dịch. Hóa đơn này thường được in thành quyển và có thể xé ra tiện lợi khi sử dụng. Tùy theo nhu cầu, người kinh doanh có thể lựa chọn kích thước giấy phù hợp.
Hóa đơn bán lẻ 2 liên
Hóa đơn bán lẻ 2 liên là gì? Loại hóa đơn này bao gồm 2 liên với 2 màu sắc khác nhau, trong đó liên 1 được trao cho khách hàng và liên 2 do cửa hàng giữ lại. Bản sao của liên 1 sẽ được in trên liên 2 bằng giấy in kim, đảm bảo nội dung trùng khớp. Liên 2 giúp lưu trữ và đối chiếu các giao dịch xuất hàng hóa. Hóa đơn bán lẻ 2 liên được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hoặc cửa hàng có chính sách bảo hành và đổi trả, cần giữ thông tin để so sánh về sau. Để tiện cho việc đối chiếu, cả hai liên đều được đánh số giống nhau.
→ Bạn tham khảo mẫu 2 liên ở đây nhé: Hóa đơn bán lẻ 2 liên mẫu mới & Địa chỉ in giá rẻ TPHCM
Hóa đơn bán lẻ 3 liên
Hóa đơn 3 liên bao gồm các bản sao của liên 1 trên liên 2 và liên 3. Loại hóa đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp hoặc cửa hàng cần thêm bản lưu để phục vụ việc lưu trữ nội bộ, cung cấp cho khách hàng, và có thể giao cho bên trung gian như đơn vị vận chuyển hoặc kênh bán hàng trực tuyến.
Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Để một mẫu hóa đơn bán lẻ được coi là hợp lệ, việc lập hóa đơn cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định, cụ thể:
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng với tên và loại hàng hóa mà cửa hàng hoặc nhà cung cấp kinh doanh.
- Hóa đơn không được tẩy xóa, chỉnh sửa, vì những thay đổi này có thể dẫn đến việc lạm dụng và gây ảnh hưởng tiêu cực đến cửa hàng.
- Chỉ sử dụng một màu mực khi viết hóa đơn, và màu mực cần đảm bảo không phai để lưu trữ lâu dài.
- Lập hóa đơn đúng thời điểm diễn ra giao dịch bán hàng.
Thông tin cần thiết trên hóa đơn bán lẻ bao gồm:
- Số hóa đơn
- Ngày phát hành
- Thông tin người mua và người bán
- Số lượng, đơn giá và tổng tiền
- Mục giảm giá (nếu có)
- Chữ ký của người mua và người bán, hoặc đại diện ủy quyền.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ
– Trên mẫu HĐBL cần ghi rõ thông tin của đơn vị cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, có thể bao gồm logo nếu có;
– Hóa đơn bán lẻ dạng in sẵn thường có hai liên, trong đó một liên được giao cho khách hàng để lưu trữ và quản lý;
– Thông tin người mua, bao gồm họ tên và địa chỉ, phải được ghi rõ ràng để thuận tiện cho việc theo dõi sau này;
– Tên hàng hóa hoặc dịch vụ: Ghi đầy đủ tên sản phẩm. Nếu không sử dụng hết các dòng trên hóa đơn, cần gạch chéo các dòng trống để tránh gian lận;
– Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị thực tế như cái, chiếc, kg… Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì không cần điền đơn vị tính;
– Số lượng: Ghi chính xác số lượng hàng hóa đã bán;
– Đơn giá: Ghi rõ giá bán thực tế chưa bao gồm thuế GTGT;
– Thành tiền: Ghi tổng giá trị tính theo công thức số lượng nhân đơn giá;
– Cộng: Ghi tổng giá trị hàng hóa, thể hiện bằng cả số và chữ;
– Phải ghi rõ ngày, tháng, năm khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ;
– Người bán và người mua cần ký tên vào HĐBL, sau đó người bán xé một liên giao cho khách hàng. Nếu là hóa đơn in sẵn, cần in hai bản, mỗi bên giữ một bản có ký tên để lưu trữ.
Hóa đơn bán lẻ có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 và các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào nêu tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC), để được khấu trừ thuế GTGT cho hàng hóa, dịch vụ mua vào, hóa đơn cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (ngoại trừ các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 20 triệu đồng theo từng giao dịch, hoặc khi nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ làm quà tặng từ nước ngoài), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, cần bổ sung các tài liệu sau:
- Hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài.
- Hóa đơn bán hàng hoặc dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất khẩu.
Do hóa đơn bán lẻ không phải là hóa đơn giá trị gia tăng, nên không đủ điều kiện để được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng HĐBL để ghi nhận chi phí và tính vào giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Dựa vào những quy định trên, khi được hỏi hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí, thì câu trả lời cũng là không tính vào chi phí các bạn nhé!
Hóa đơn bán lẻ giao liên nào cho khách?
Khi thực hiện giao dịch, cửa hàng sẽ giao cho khách hàng liên 1, trong khi liên 2 sẽ được giữ lại tại cửa hàng. Liên 2 thực chất là bản sao của liên 1, thường được in trên giấy kim để sao chép nội dung từ liên 1. Mục đích của việc lưu giữ liên 2 là để bảo quản bản sao cho việc lưu trữ và đối chiếu sau này, đặc biệt trong việc kiểm tra và xác minh các giao dịch xuất hàng hóa.
Hóa đơn bán lẻ tiếng anh là gì?
Đây là thông tin tham khảo thêm:
Trong tiếng Anh, hóa đơn bán lẻ thường được dịch là:
- Retail invoice: Đây là thuật ngữ chung nhất để chỉ một loại hóa đơn được phát hành cho khách hàng khi mua hàng tại các cửa hàng bán lẻ.
- Sales receipt: Thuật ngữ này cũng được sử dụng phổ biến và có nghĩa tương tự như “retail invoice”, nhưng đôi khi nó đề cập đến một loại hóa đơn đơn giản hơn, thường được in từ máy tính tiền.
Một số thuật ngữ khác có thể được sử dụng tùy thuộc vào ngữ cảnh:
- Bill: Mặc dù “bill” thường được dịch là “hóa đơn”, nhưng nó cũng có thể có nghĩa là “hóa đơn thanh toán” hoặc “hóa đơn dịch vụ”.
- Receipt: “Receipt” có nghĩa là “biên lai”, là một giấy tờ chứng nhận việc đã thanh toán.
Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo các ví dụ sau:
- When you buy something at a store, you’ll get a retail invoice or sales receipt. (Khi bạn mua một món đồ nào đó tại cửa hàng, bạn sẽ nhận được một hóa đơn bán lẻ hoặc biên lai bán hàng.)
- The invoice for the goods has not been paid yet. (Hóa đơn cho hàng hóa chưa được thanh toán.)
- I need a receipt for this purchase. (Tôi cần một biên lai cho việc mua hàng này.)
Lưu ý: Việc lựa chọn thuật ngữ chính xác còn phụ thuộc vào ngữ cảnh cụ thể và loại hình kinh doanh.
Tổng kết lại, hóa đơn bán lẻ là một phần không thể thiếu trong các hoạt động thương mại, giúp ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ. Tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của từng doanh nghiệp, loại HĐBL có thể được lựa chọn theo số liên phù hợp. Việc hiểu rõ từng loại hóa đơn sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện tốt việc quản lý, lưu trữ thông tin và đảm bảo minh bạch trong giao dịch.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ in hóa đơn bán lẻ chất lượng và đáng tin cậy, hãy liên hệ ngay với In Tân Hoa Mai. Chúng tôi tự hào cung cấp các sản phẩm in ấn đa dạng, bao gồm hóa đơn bán lẻ, với thiết kế tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. Đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tận tình để đảm bảo rằng bạn nhận được sản phẩm ưng ý nhất. Đừng ngần ngại, hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá tốt nhất!
