Hóa đơn bán lẻ là gì? Đây là loại chứng từ được người bán cung cấp cho người mua khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là loại hóa đơn thông dụng, thường được sử dụng trong các cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh và cơ sở bán lẻ. Tuy nhiên, hóa đơn bán lẻ không có giá trị pháp lý cao và không thuộc sự quản lý của cơ quan thuế.
Khác với hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành, loại hóa đơn này được các cá nhân, tổ chức tự thiết kế và in ấn theo nhu cầu sử dụng. Hiện nay, nhiều cửa hàng, doanh nghiệp có thể dễ dàng tải mẫu hóa đơn có sẵn, mua tại các nhà sách hoặc tự in theo thiết kế riêng để thuận tiện cho việc kinh doanh.
Các loại hóa đơn bán lẻ phổ biến ở Việt Nam hiện nay
Ở Việt Nam thịnh hành 03 loại HĐBL như sau:
Hóa đơn bán lẻ 1 liên
Đây là dạng hóa đơn chỉ gồm 1 liên duy nhất, thường được giao cho người mua để tạo sự minh bạch trong giao dịch. Hóa đơn này thường được in thành quyển và có thể xé ra tiện lợi khi sử dụng. Tùy theo nhu cầu, người kinh doanh có thể lựa chọn kích thước giấy phù hợp.
→ Tham khảo thêm: Hóa đơn bán lẻ văn phòng phẩm Mẫu mới & Địa chỉ in uy tín HCM
Hóa đơn bán lẻ 2 liên
Đây là loại hóa đơn này bao gồm 2 liên với 2 màu sắc khác nhau, trong đó liên 1 được trao cho khách hàng và liên 2 do cửa hàng giữ lại. Bản sao của liên 1 sẽ được in trên liên 2 bằng giấy in kim, đảm bảo nội dung trùng khớp. Liên 2 giúp lưu trữ và đối chiếu các giao dịch xuất hàng hóa. Hóa đơn bán lẻ 2 liên được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hoặc cửa hàng có chính sách bảo hành và đổi trả, cần giữ thông tin để so sánh về sau. Để tiện cho việc đối chiếu, cả hai liên đều được đánh số giống nhau.
→ Bạn tham khảo mẫu 2 liên ở đây nhé: Hóa đơn bán lẻ 2 liên mẫu mới & Địa chỉ in giá rẻ TPHCM
Hóa đơn bán lẻ 3 liên
Hóa đơn 3 liên bao gồm các bản sao của liên 1 trên liên 2 và liên 3. Loại hóa đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp hoặc cửa hàng cần thêm bản lưu để phục vụ việc lưu trữ nội bộ, cung cấp cho khách hàng, và có thể giao cho bên trung gian như đơn vị vận chuyển hoặc kênh bán hàng trực tuyến.
Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Một hóa đơn bán lẻ hợp lệ cần được lập theo đúng quy tắc để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Cụ thể:
- Nội dung trên hóa đơn phải ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ và đúng với thực tế kinh doanh của cửa hàng.
- Hóa đơn không được tẩy xóa hay chỉnh sửa vì điều này có thể gây hiểu lầm và ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng.
- Khi viết hóa đơn, chỉ sử dụng một loại mực có màu rõ ràng, không phai để thuận tiện cho việc lưu trữ.
- Hóa đơn cần được lập ngay tại thời điểm bán hàng.
- Một hóa đơn hợp lệ phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Số hóa đơn
- Ngày phát hành
- Thông tin của người mua và người bán
- Số lượng, đơn giá hàng hóa
- Tổng tiền thanh toán
- Mức giảm giá (nếu có)
- Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại diện được ủy quyền.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp đảm bảo hóa đơn rõ ràng, tránh sai sót và thuận tiện trong quá trình đối chiếu, lưu trữ.
→ Xem thêm: Hóa đơn bán lẻ khách sạn, Nhà nghỉ Mẫu mới, Chuyên nghiệp
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ
Khi sử dụng HĐBL, cần đảm bảo các thông tin sau để thuận tiện cho việc quản lý và lưu trữ:
- Hóa đơn cần thể hiện rõ thông tin của đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, có thể kèm theo logo hoặc không.
- Hầu hết các mẫu hóa đơn bán lẻ hiện nay đều có 2 liên, trong đó, người mua giữ lại một liên để đối chiếu khi cần.
- Thông tin người mua hàng, bao gồm họ tên và địa chỉ, phải được ghi chính xác, rõ ràng.
- Tên hàng hóa, dịch vụ phải được ghi đầy đủ. Nếu không sử dụng hết dòng trên hóa đơn, cần gạch chéo phần trống để tránh gian lận.
- Đơn vị tính phải phù hợp với loại hàng hóa, chẳng hạn như cái, chiếc, kg… Đối với dịch vụ, có thể bỏ qua mục này.
- Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra thực tế.
- Đơn giá là giá bán thực tế, không bao gồm thuế giá trị gia tăng (GTGT).
- Thành tiền được tính bằng cách nhân số lượng với đơn giá.
- Tổng giá trị hàng hóa cần được ghi bằng cả số và chữ để tránh sai sót.
- Hóa đơn phải có ngày, tháng, năm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.
- Cả người mua và người bán đều phải ký xác nhận trên hóa đơn. Nếu là hóa đơn viết tay, người bán xé một liên giao cho khách hàng. Nếu là hóa đơn in, cần in thành hai bản, mỗi bên giữ một bản có đầy đủ chữ ký.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp đảm bảo tính minh bạch, thuận tiện trong việc kiểm soát và sử dụng hóa đơn bán lẻ.
Hóa đơn bán lẻ có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 và các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào nêu tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC), để được khấu trừ thuế GTGT cho hàng hóa, dịch vụ mua vào, hóa đơn cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (ngoại trừ các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 20 triệu đồng theo từng giao dịch, hoặc khi nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ làm quà tặng từ nước ngoài), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, cần bổ sung các tài liệu sau:
- Hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài.
- Hóa đơn bán hàng hoặc dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất khẩu.
Do HĐBL không phải là hóa đơn giá trị gia tăng, nên không đủ điều kiện để được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng HĐBL để ghi nhận chi phí và tính vào giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Dựa vào những quy định trên, khi được hỏi hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí, thì câu trả lời cũng là không tính vào chi phí các bạn nhé!
Hóa đơn bán lẻ giao liên nào cho khách?
Khi thực hiện giao dịch, cửa hàng sẽ giao cho khách hàng liên 1, trong khi liên 2 sẽ được giữ lại tại cửa hàng. Liên 2 thực chất là bản sao của liên 1, thường được in trên giấy kim để sao chép nội dung từ liên 1. Mục đích của việc lưu giữ liên 2 là để bảo quản bản sao cho việc lưu trữ và đối chiếu sau này, đặc biệt trong việc kiểm tra và xác minh các giao dịch xuất hàng hóa.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ in hóa đơn bán lẻ chất lượng và đáng tin cậy, hãy liên hệ ngay với In Tân Hoa Mai. Chúng tôi tự hào cung cấp các sản phẩm in ấn đa dạng, bao gồm HĐBL, với thiết kế tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. Đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tận tình để đảm bảo rằng bạn nhận được sản phẩm ưng ý nhất. Đừng ngần ngại, hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá tốt nhất!
