Hóa đơn bán lẻ (HĐBL) là một loại giấy tờ rất quen thuộc, đặc biệt với những ai thường xuyên giao dịch mua sắm tại các cửa hàng nhỏ lẻ, siêu thị mini hay quán ăn. Tuy không được quy định cụ thể bởi pháp luật và cũng không cần sự phê duyệt từ cơ quan thuế, nhưng hóa đơn bán lẻ vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc minh bạch hóa giao dịch, giúp người mua dễ dàng kiểm tra và đối chiếu sản phẩm mình đã mua. Đối với người bán, đây là công cụ quản lý doanh thu hiệu quả và nhanh chóng.
Nếu bạn đã từng thắc mắc về HĐBL là gì, vai trò và cách sử dụng của nó, thì bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi đó một cách chi tiết và rõ ràng.
Hóa đơn bán lẻ là gì?
Đây là loại giấy tờ mà người bán thường cung cấp cho người mua khi giao dịch hàng hóa hoặc dịch vụ. Khác với những hóa đơn có giá trị pháp lý cao, hóa đơn bán lẻ không chịu sự quản lý của cơ quan thuế và cũng không được pháp luật quy định cụ thể. Thay vào đó, các cá nhân hay doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tạo và in ấn mẫu hóa đơn phù hợp với nhu cầu của mình, từ đó giúp việc kinh doanh trở nên thuận tiện hơn.
Đây là loại hóa đơn thường được sử dụng phổ biến tại các cửa hàng nhỏ, tiệm bán lẻ, hoặc những cơ sở kinh doanh hộ gia đình. Vì không phải do Bộ Tài chính phát hành, HĐBL chỉ được sử dụng trực tiếp trong quá trình giao dịch giữa người mua và người bán, chủ yếu nhằm mục đích xác nhận thanh toán.
Hóa đơn bán lẻ không có nhiều giá trị pháp lý, do đó nó không cần sự giám sát từ cơ quan thuế. Các mẫu hóa đơn dạng này rất dễ tìm thấy trên các diễn đàn hoặc website chuyên cung cấp tài liệu, bạn có thể tải về và in ngay mà không cần phải chỉnh sửa nhiều. Hoặc, nếu muốn, bạn cũng có thể tìm mua các mẫu hóa đơn có sẵn tại nhà sách, hoặc tự thiết kế riêng để phù hợp với phong cách và nhu cầu của doanh nghiệp mình.
→ Xem thêm: Hóa đơn bán lẻ khách sạn, Nhà nghỉ Mẫu mới, Chuyên nghiệp
→ Tham khảo thêm: Hóa đơn bán lẻ văn phòng phẩm Mẫu mới & Địa chỉ in uy tín HCM
Các loại hóa đơn bán lẻ ở Việt Nam
Ở Việt Nam thịnh hành 03 loại HĐBL như sau:
Hóa đơn bán lẻ 1 liên
Đây là dạng hóa đơn chỉ gồm 1 liên duy nhất, thường được giao cho người mua để tạo sự minh bạch trong giao dịch. Hóa đơn này thường được in thành quyển và có thể xé ra tiện lợi khi sử dụng. Tùy theo nhu cầu, người kinh doanh có thể lựa chọn kích thước giấy phù hợp.
Hóa đơn bán lẻ 2 liên
Hóa đơn bán lẻ 2 liên là gì? Loại hóa đơn này bao gồm 2 liên với 2 màu sắc khác nhau, trong đó liên 1 được trao cho khách hàng và liên 2 do cửa hàng giữ lại. Bản sao của liên 1 sẽ được in trên liên 2 bằng giấy in kim, đảm bảo nội dung trùng khớp. Liên 2 giúp lưu trữ và đối chiếu các giao dịch xuất hàng hóa. Hóa đơn bán lẻ 2 liên được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp hoặc cửa hàng có chính sách bảo hành và đổi trả, cần giữ thông tin để so sánh về sau. Để tiện cho việc đối chiếu, cả hai liên đều được đánh số giống nhau.
→ Bạn tham khảo mẫu 2 liên ở đây nhé: Hóa đơn bán lẻ 2 liên mẫu mới & Địa chỉ in giá rẻ TPHCM
Hóa đơn bán lẻ 3 liên
Hóa đơn 3 liên bao gồm các bản sao của liên 1 trên liên 2 và liên 3. Loại hóa đơn này được sử dụng khi doanh nghiệp hoặc cửa hàng cần thêm bản lưu để phục vụ việc lưu trữ nội bộ, cung cấp cho khách hàng, và có thể giao cho bên trung gian như đơn vị vận chuyển hoặc kênh bán hàng trực tuyến.
Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ
Để một mẫu hóa đơn bán lẻ được coi là hợp lệ, việc lập hóa đơn cần tuân thủ các nguyên tắc nhất định, cụ thể:
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng với tên và loại hàng hóa mà cửa hàng hoặc nhà cung cấp kinh doanh.
- Hóa đơn không được tẩy xóa, chỉnh sửa, vì những thay đổi này có thể dẫn đến việc lạm dụng và gây ảnh hưởng tiêu cực đến cửa hàng.
- Chỉ sử dụng một màu mực khi viết hóa đơn, và màu mực cần đảm bảo không phai để lưu trữ lâu dài.
- Lập hóa đơn đúng thời điểm diễn ra giao dịch bán hàng.
Thông tin cần thiết trên HĐBL bao gồm:
- Số hóa đơn
- Ngày phát hành
- Thông tin người mua và người bán
- Số lượng, đơn giá và tổng tiền
- Mục giảm giá (nếu có)
- Chữ ký của người mua và người bán, hoặc đại diện ủy quyền.
Một số lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán lẻ
– Trên mẫu HĐBL cần ghi rõ thông tin của đơn vị cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ, có thể bao gồm logo nếu có;
– Hóa đơn bán lẻ dạng in sẵn thường có hai liên, trong đó một liên được giao cho khách hàng để lưu trữ và quản lý;
– Thông tin người mua, bao gồm họ tên và địa chỉ, phải được ghi rõ ràng để thuận tiện cho việc theo dõi sau này;
– Tên hàng hóa hoặc dịch vụ: Ghi đầy đủ tên sản phẩm. Nếu không sử dụng hết các dòng trên hóa đơn, cần gạch chéo các dòng trống để tránh gian lận;
– Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị thực tế như cái, chiếc, kg… Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì không cần điền đơn vị tính;
– Số lượng: Ghi chính xác số lượng hàng hóa đã bán;
– Đơn giá: Ghi rõ giá bán thực tế chưa bao gồm thuế GTGT;
– Thành tiền: Ghi tổng giá trị tính theo công thức số lượng nhân đơn giá;
– Cộng: Ghi tổng giá trị hàng hóa, thể hiện bằng cả số và chữ;
– Phải ghi rõ ngày, tháng, năm khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ;
– Người bán và người mua cần ký tên vào HĐBL, sau đó người bán xé một liên giao cho khách hàng. Nếu là hóa đơn in sẵn, cần in hai bản, mỗi bên giữ một bản có ký tên để lưu trữ.
Hóa đơn bán lẻ có được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) không?
Theo quy định tại khoản 2 Điều 12 của Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 và các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào nêu tại Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC (sửa đổi bởi khoản 10 Điều 1 Thông tư 26/2015/TT-BTC), để được khấu trừ thuế GTGT cho hàng hóa, dịch vụ mua vào, hóa đơn cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Là hóa đơn GTGT hợp pháp.
- Với hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (ngoại trừ các trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 20 triệu đồng theo từng giao dịch, hoặc khi nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ làm quà tặng từ nước ngoài), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, cần bổ sung các tài liệu sau:
- Hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài.
- Hóa đơn bán hàng hoặc dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và tờ khai hải quan cho hàng hóa xuất khẩu.
Do hóa đơn bán lẻ không phải là hóa đơn giá trị gia tăng, nên không đủ điều kiện để được khấu trừ thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng HĐBL để ghi nhận chi phí và tính vào giá thành của sản phẩm hoặc dịch vụ.
Dựa vào những quy định trên, khi được hỏi hóa đơn bán lẻ có được tính vào chi phí, thì câu trả lời cũng là không tính vào chi phí các bạn nhé!
Hóa đơn bán lẻ giao liên nào cho khách?
Khi thực hiện giao dịch, cửa hàng sẽ giao cho khách hàng liên 1, trong khi liên 2 sẽ được giữ lại tại cửa hàng. Liên 2 thực chất là bản sao của liên 1, thường được in trên giấy kim để sao chép nội dung từ liên 1. Mục đích của việc lưu giữ liên 2 là để bảo quản bản sao cho việc lưu trữ và đối chiếu sau này, đặc biệt trong việc kiểm tra và xác minh các giao dịch xuất hàng hóa.
Hóa đơn bán lẻ tiếng anh là gì?
Đây là thông tin tham khảo thêm:
Trong tiếng Anh, hóa đơn bán lẻ thường được dịch là:
- Retail invoice: Đây là thuật ngữ chung nhất để chỉ một loại hóa đơn được phát hành cho khách hàng khi mua hàng tại các cửa hàng bán lẻ.
- Sales receipt: Thuật ngữ này cũng được sử dụng phổ biến và có nghĩa tương tự như “retail invoice”, nhưng đôi khi nó đề cập đến một loại hóa đơn đơn giản hơn, thường được in từ máy tính tiền.
Một số thuật ngữ khác có thể được sử dụng tùy thuộc vào ngữ cảnh:
- Bill: Mặc dù “bill” thường được dịch là “hóa đơn”, nhưng nó cũng có thể có nghĩa là “hóa đơn thanh toán” hoặc “hóa đơn dịch vụ”.
- Receipt: “Receipt” có nghĩa là “biên lai”, là một giấy tờ chứng nhận việc đã thanh toán.
Để hiểu rõ hơn, bạn có thể tham khảo các ví dụ sau:
- When you buy something at a store, you’ll get a retail invoice or sales receipt. (Khi bạn mua một món đồ nào đó tại cửa hàng, bạn sẽ nhận được một hóa đơn bán lẻ hoặc biên lai bán hàng.)
- The invoice for the goods has not been paid yet. (Hóa đơn cho hàng hóa chưa được thanh toán.)
- I need a receipt for this purchase. (Tôi cần một biên lai cho việc mua hàng này.)
Lưu ý: Việc lựa chọn thuật ngữ chính xác còn phụ thuộc vào ngữ cảnh cụ thể và loại hình kinh doanh.
Tổng kết lại, HĐBL là một phần không thể thiếu trong các hoạt động thương mại, giúp ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ. Tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của từng doanh nghiệp, loại HĐBL có thể được lựa chọn theo số liên phù hợp. Việc hiểu rõ từng loại hóa đơn sẽ giúp các doanh nghiệp thực hiện tốt việc quản lý, lưu trữ thông tin và đảm bảo minh bạch trong giao dịch.
Nếu bạn đang tìm kiếm dịch vụ in hóa đơn bán lẻ chất lượng và đáng tin cậy, hãy liên hệ ngay với In Tân Hoa Mai. Chúng tôi tự hào cung cấp các sản phẩm in ấn đa dạng, bao gồm hóa đơn bán lẻ, với thiết kế tùy chỉnh phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. Đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tận tình để đảm bảo rằng bạn nhận được sản phẩm ưng ý nhất. Đừng ngần ngại, hãy gọi cho chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá tốt nhất!
