Profile công ty là một phần quan trọng không thể thiếu của một doanh nghiệp, đặc biệt là với những doanh nghiệp đang trong giai đoạn thẩm định, đấu thầu dự án. Vậy profile công ty là gì? Và làm thế nào để có một profile chuyên nghiệp? Hãy cùng Tân Hoa Mai tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
Profile công ty là gì?
Đây là một dạng tài liệu giới thiệu tổng quan về lịch sử thành lập, sản phẩm, dịch vụ,… bao gồm cả năng lực của công ty. Một profile công ty đẹp rất dễ để thu hút khách hàng tiềm năng, đối tác làm việc, nhà đầu tư hoặc triển khai hoạt động marketing,…
Bạn cần xem mẫu, vui lòng cick để download mẫu hồ sơ năng lực công ty
Cách phân biệt profile công ty
Tài liệu này có nhiều điểm tương đồng với profile cá nhân, brochure hay catalogue. Để phân biệt profile công ty với các tài liệu trên, bạn hãy tham khảo nội dung bên dưới:
Profile công ty và profile cá nhân
| Yếu tố so sánh | Profile Công Ty | Profile Cá Nhân |
| Mục đích | Giới thiệu thông tin chung của doanh nghiệp, từ lịch sử hình thành, giá trị cốt lõi, dịch vụ và sản phẩm kinh doanh,.. | Giới thiệu thông tin của cá nhân, bao gồm kỹ năng, học vấn, kinh nghiệm làm việc và sở thích cá nhân |
| Đối tượng | Đối tác, khách hàng, nhà đầu tư, nhân viên mới,… | Nhà tuyển dụng, khách hàng, đối tác kinh doanh,… |
| Nội dung |
|
|
| Thiết kế |
|
|
| Định dạng |
|
|
| Lưu ý khi tạo |
|
|
Profile công ty với Brochure và Catalogue
Khó phân biệt nhất vẫn là 03 dạng tài liệu này, bởi chúng có nét tương đồng và cùng nói về doanh nghiệp. Dưới đây là những đặc điểm giúp bạn phân biệt profile công ty với brochure và catalogue.
Profile công ty
- Mục đích: Dùng để giới thiệu.
- Nội dung: Thông tin chung về công ty, gồm: lịch sử hình thành, quá trình phát triển, sứ mệnh, tầm nhìn, năng lực của doanh nghiệp.
- Đối tượng: Mọi đối tượng.
- Thiết kế: Chuyên nghiệp, trang trọng. Nhiều hình ảnh về công ty, văn phòng, đội ngũ nhân viên.
- Định dạng: Gồm bản in hoặc bản mềm PDF, website,…
Brochure
- Mục đích: Quảng bá một dịch vụ / sản phẩm cụ thể của công ty.
- Nội dung: Thông tin cụ thể và lợi ích của dịch vụ / sản phẩm với người dùng. Cách liên hệ và cách mua hàng.
- Đối tượng: Những khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng trong tương lai.
- Thiết kế: Nổi bật gây sự chú ý. Có hình ảnh của sản phẩm / dịch vụ với lời giới thiệu ngắn gọn
- Định dạng: Gồm bản in hoặc bản mềm PDF, email,..
Catalogue
- Mục đích: Liệt kê toàn bộ sản phẩm / dịch vụ mà công ty đang cung cấp.
- Nội dung: Mô tả chi tiết kèm hình ảnh của sản phẩm / dịch vụ. Có thêm thông tin liên hệ.
- Đối tượng: Hướng tới khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại đang sử dụng dịch vụ / sản phẩm.
- Thiết kế: Logic và khoa học theo từng phần, dễ dàng tìm kiếm sản phẩm / dịch vụ. Chứa mô tả chi tiết kèm hình ảnh và thông tin liên hệ.
- Định dạng: Gồm bản in dạng sách, tạp chí,… hoặc bản mềm PDF, website,..
Công dụng của profile công ty
Tạo ấn tượng với người xem: Tài liệu này là hình ảnh thu nhỏ, gói gọn toàn bộ quy mô của doanh nghiệp. Thông qua đây, đối tác hoặc khách hàng của công ty có thể đánh giá được khả năng phát triển, mức độ chuyên nghiệp khi làm việc.
Hỗ trợ tăng doanh số: Sự hoàn thiện, chỉn chu của profile công ty không chỉ gây sự chú ý, mà còn có thể hỗ trợ trong việc thuyết phục khách hàng.
Hỗ trợ đội ngũ bán hàng: Dựa vào hình ảnh, thông tin chi tiết của profile công ty, nhân viên bán hàng có đầy đủ thông tin, cơ sở để thuyết phục khách hàng, đẩy mạnh doanh số. Bên cạnh đó, profile còn khiến cho nhân viên cảm thấy tin tưởng, tự tin và trung thành vào doanh nghiệp nhiều hơn.
Đấu thầu dự án: Profile còn được xem như là một loại tài liệu hữu ích để doanh nghiệp tham gia đấu thầu. Profile công ty đẹp sẽ tạo nên sự khác biệt với những đối thủ cạnh tranh.
Xây dựng và mở rộng thương hiệu: Tài liệu đã cung cấp toàn bộ thông tin của công ty theo một cách chuyên nghiệp, bài bản, góp phần tạo thêm sự uy tín của doanh nghiệp trong mắt người xem.
Trong một số trường hợp, profile công ty còn có những công dụng khác nữa. Vì vậy, doanh nghiệp của bạn nên đầu tư cho riêng mình một mẫu profile thật ấn tượng để tạo thiện cảm cho người xem. Từ đó vừa xây dựng được sự tin tưởng, vừa có cơ hội hợp tác với nhau.
Nội dung của profile công ty gồm những gì?
Dù là profile của bất kỳ công ty nào cũng đều cần những nội dung dưới đây:
– Thư ngỏ: Viết ngắn gọn và xúc tích với nội dung chào hỏi, giới thiệu sơ lược về công ty. Lưu ý hãy sử dụng giọng văn thân thiện và cần làm nổi bật thế mạnh của doanh nghiệp ở lĩnh vực nào đó.
– Giới thiệu về công ty:
- Tên doanh nghiệp.
- Giấy phép kinh doanh.
- Ngành nghề, lĩnh vực hoạt động.
- Quá trình hình thành và phát triển.
- Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi.
- Thông tin liên hệ: số điện thoại, email, địa chỉ,…
– Năng lực công ty:
- Nhân sự: Sơ đồ bộ máy tổ chức, quy mô phòng ban, quy mô nhân sự.
- Sản xuất: Quy trình sản xuất, dây chuyền công nghệ,…
- Tài chính: Đây là căn cứ để đối tác, nhà đầu tư đánh giá một doanh nghiệp.
– Thành tích, giải thưởng: Tổng hợp toàn bộ các dự án đã tham gia, giấy khen mà doanh nghiệp đã đạt được.
Những lưu ý để thiết kế profile chuyên nghiệp, hấp dẫn
Bạn không nên bỏ qua những lưu ý bên dưới, bởi những lưu ý này sẽ giúp cho profile công ty trở nên bắt mắt, ấn tượng hơn.
Tập trung vào những phần cơ bản
Thông tin cung cấp cần ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn đầy đủ và thể hiện được năng lực, thế mạnh của doanh nghiệp. Bạn tham khảo những gợi ý sau:
– Thư ngỏ: Giọng văn thể hiện sự tự tin, lời kêu gọi hợp tác thân thiết.
– Giới thiệu công ty: Tập trung vào những vấn đề nổi bật, những mốc thời gian quan trọng của công ty.
– Năng lực của công ty: Nêu rõ thông tin sản phẩm / dịch vụ đang cung cấp. So sánh được thế mạnh của doanh nghiệp với những đối thủ khác.
– Thành tích và giải thưởng: Chỉ nên liệt kê những thành tích tốt nhất, không nên liệt kê toàn bộ khi có quá nhiều giải thưởng nhưng chúng không nổi bật.
Sử dụng con số, biểu đồ để minh họa
Con số và biểu đồ là hai công cụ giúp người xem dễ dàng hình dung về năng lực của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, con số và biểu đồ thống kê qua từng giai đoạn, giúp người xem thấy rõ quá trình hoạt động, sự phát triển của công ty.
Vì vậy, cần vẽ chi tiết về những con số nổi bật như công suất, sản lượng, doanh số bán hàng,… để thu hút người xem, đối tác hoặc khách hàng tiềm năng.
Sắp xếp thông tin hợp lý
Các tiêu chí ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn đầy đủ thông tin cần được giữ vững. Cùng với đó, các thông tin này cũng cần được sắp xếp một cách khoa học, liền mạch để người xem dễ hiểu, dễ hình dung hơn.
Thông thường, các công ty sẽ theo một mẫu template profile công ty cơ bản với các thông tin hữu ích có sẵn.
Một vài hiểu sai về profile công ty
Có không ít doanh nghiệp coi thiết kế profile công ty là không quan trọng. Thực chất, doanh nghiệp đó chưa hiểu đúng về tài liệu này:
Website có thể thay thế profile: Nó đúng nhưng chưa đủ. Khách hàng không phải lúc nào cũng có thể truy cập vào website để đọc những thông tin mà doanh nghiệp cung cấp. Hoặc nếu rơi vào trường hợp không có mạng internet thì website cũng sẽ trở nên vô dụng.
Chưa kể, xây dựng thương hiệu trên nền tảng online chưa bao giờ là dễ dàng. Nếu thứ hạng từ khóa thương hiệu không tốt, thông tin của doanh nghiệp sẽ không bao giờ tiếp cận được khách hàng, đối tác tiềm năng.
Vì vậy, ấn phẩm profile thiết kế chuyên nghiệp, sang trọng và chỉn chu có thể giúp doanh nghiệp có được ấn tượng tốt trong mắt khách hàng.
Internet thay thế quảng cáo truyền thống: Vẫn đúng nhưng chưa đủ. Mặc dù quảng cáo, truyền thông qua mạng đã có những phát triển vượt bậc, nhưng nó vẫn không mang lại cảm giác trực quan cho người xem bằng với ấn phẩm in ấn.
In profile công ty là lãng phí: Thực tế, việc thiết kế và in ấn profile công ty không tốn nhiều chi phí như nhiều người vẫn nghĩ. Ngược lại, nó còn mở ra nhiều cơ hội kinh doanh hơn cho những doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư in và tham gia các sự kiện offline.
Nhồi nhét mọi thứ vào profile: Thời gian bình quân là khoảng 10 phút để người xem đọc thông tin có trên profile công ty. Vì vậy, bạn không nên nhồi nhét toàn bộ thông tin vào nó. Hãy chắt lọc thông tin, cho người xem thấy những thông tin cần thấy và đúng về doanh nghiệp của bạn mà thôi.
Doanh nghiệp nhỏ không cần dùng profile: Tài liệu giới thiệu về công ty là một trong số rất nhiều cơ hội mở rộng hợp tác. Một khi là doanh nghiệp biết tận dụng thời cơ, thì bạn không nên bỏ qua profile công ty.
Cấu trúc chuẩn của một Profile doanh nghiệp
Mỗi công ty sẽ có cách thiết kế profile khác nhau, điều này phụ thuộc vào quy mô, dịch vụ / sản phẩm mà doanh nghiệp đó đang kinh doanh. Nhưng xét về mặt cơ bản, profile công ty có cấu trúc như sau:
Trang bìa của Profile
Là trang ngoài cùng và cũng là trang đầu tiên mà người xem quan sát thấy. Vì vậy, cần đưa những nội dung nổi bật của công ty, là hình ảnh, nội dung hoặc con số gây sự chú ý. Bên cạnh đó, các thông tin khác cũng rất cần như logo, slogan, biểu tượng, biểu trưng của sản phẩm,…
Trang thứ 2, 3
Thông thường, trang số 02 sẽ là phần thư ngỏ do chính giám đốc, người sáng lập doanh nghiệp viết và in ấn. Còn trang số 03 sẽ là trang ghi ra mục lục, tóm tắt lại toàn bộ nội dung sẽ trình bày trong profile công ty.
Một số mẫu profile khác có trình tự ngược lại, thì trang số 02 sẽ ghi phụ lục, liệt kê toàn bộ những nội dung có trong profile. Phụ lục này cũng giống như những phụ lục có trong các bộ tài liệu khác. Trang tiếp theo là nội dung lịch sử hình thành, những cột mốc, sự kiện quan trọng của công ty.
Trang thứ 4, 5
Cả hai trang sẽ là phần giới thiệu công ty một cách tổng quát, bao gồm lĩnh vực hoạt động, dịch vụ hoặc sản phẩm đang kinh doanh. Mở rộng hơn thì có thể ghi thêm tầm nhìn, sứ mệnh và những mục tiêu trong tương lai.
Trang thứ 6
Trang này sẽ là nơi vẽ sơ đồ tổ chức công ty, nêu rõ cơ cấu hoạt động: Gồm những phòng ban nào? Chức năng của các phòng ban? Đội ngũ nhân sự và những người chủ chốt của doanh nghiệp?
Trang thứ 7, 8
Đây là vị trí thích hợp để nói chi tiết về ngành nghề, sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp. Vì không nên để profile quá dài hoặc quá dày khi in ấn, bạn nên chọn những yếu tố nổi bật nhất để đưa vào làm thông tin chính.
Những trang tiếp theo
Những trang tiếp theo có thể chứa những nội dung:
- Hình ảnh và thông tin của các dự án nổi bật.
- Các hoạt động thiện nguyện, hoạt động cộng đồng,…
- Các hoạt động khác của tập thể nhân viên trong công ty.
Trang bìa cuối
Tại vị trí này, profile công ty thường bao gồm logo của công tin, thông tin liên hệ doanh nghiệp, địa chỉ các chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của công ty để đối tác tiện liên hệ mỗi khi có nhu cầu.
Trên đây là toàn bộ thông tin về profile công ty được Tân Hoa Mai tổng hợp và chia sẻ. Hy vọng bài viết là hữu ích, giúp bạn hiểu thêm về loại tài liệu mà mỗi doanh nghiệp lớn thường hay có.
