Hướng Dẫn Truy Xuất Nguồn Gốc Sản Phẩm Chi Tiết

Khi mua một sản phẩm, người dùng có thể muốn biết sản phẩm được sản xuất ở đâu, thuộc lô nào, do đơn vị nào chịu trách nhiệm hoặc đã đi qua những khâu nào trước khi được phân phối ra thị trường. Đây là lúc hệ thống truy xuất nguồn gốc phát huy vai trò.

Tuy nhiên, việc quét một mã QR hoặc mã vạch không đồng nghĩa rằng mọi thông tin hiển thị đều tự động được xác thực. Muốn kiểm tra đúng, người dùng cần biết mã đang dẫn tới đâu, dữ liệu nào cần đối chiếu và dấu hiệu nào cho thấy thông tin truy xuất có giá trị.

Bài viết dưới đây hướng dẫn truy xuất nguồn gốc sản phẩm theo cách dễ thực hiện, đồng thời giải thích những điểm doanh nghiệp cần chuẩn bị nếu muốn triển khai truy xuất nguồn gốc cho hàng hóa của mình.

Truy xuất nguồn gốc là gì?

Truy xuất nguồn gốc là quá trình ghi nhận, lưu trữ và tra cứu thông tin liên quan đến một sản phẩm trong các giai đoạn của chuỗi cung ứng. Tùy hệ thống và ngành hàng, dữ liệu có thể bao gồm đơn vị sản xuất, nguyên liệu, lô sản xuất, thời gian, địa điểm, khâu kiểm tra, vận chuyển hoặc phân phối.

Hiểu đơn giản, thay vì chỉ nhìn thấy tên và hình ảnh trên bao bì, người dùng có thêm một kênh để tra cứu thông tin liên quan đến sản phẩm.

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dữ liệu truy xuất để xác định một sản phẩm thuộc lô nào, được sản xuất ở thời điểm nào hoặc đã trải qua những công đoạn nào. Mức độ chi tiết phụ thuộc vào cách doanh nghiệp xây dựng hệ thống và dữ liệu được nhập vào.

Truy xuất nguồn gốc giúp kiểm tra được những thông tin nào?

Không phải hệ thống truy xuất nào cũng cung cấp cùng một lượng dữ liệu. Một mã truy xuất có thể chỉ dẫn đến trang thông tin cơ bản, trong khi hệ thống khác có thể liên kết với dữ liệu theo từng lô hoặc từng sản phẩm.

Khi tra cứu, người dùng nên ưu tiên kiểm tra các nhóm thông tin sau:

• Thông tin sản phẩm: tên sản phẩm, mã sản phẩm, quy cách hoặc phiên bản nếu có.
• Đơn vị chịu trách nhiệm: nhà sản xuất, doanh nghiệp phân phối hoặc đơn vị sở hữu sản phẩm.
• Thông tin lô: mã lô, thời gian sản xuất hoặc các dữ liệu liên quan nếu hệ thống có cung cấp.
• Nguồn gốc: vùng sản xuất, nơi sản xuất hoặc nguồn nguyên liệu đối với những ngành hàng có áp dụng.
• Quá trình lưu thông: thông tin đóng gói, vận chuyển, phân phối nếu doanh nghiệp có ghi nhận.
• Tài liệu liên quan: chứng nhận hoặc tài liệu được doanh nghiệp công bố trên hệ thống.

Điểm quan trọng là không nên chỉ nhìn thấy một trang web sau khi quét mã rồi kết luận rằng sản phẩm chắc chắn có nguồn gốc rõ ràng. Cần xem thông tin hiển thị có cụ thể, nhất quán và phù hợp với sản phẩm đang cầm trên tay hay không.

Vì sao cần truy xuất nguồn gốc sản phẩm?

Truy xuất nguồn gốc có giá trị với nhiều bên khác nhau trong chuỗi cung ứng.

Đối với người tiêu dùng

Người mua có thêm dữ liệu để đối chiếu trước khi quyết định sử dụng sản phẩm. Ví dụ, thay vì chỉ đọc thông tin được in cố định trên bao bì, người dùng có thể truy cập một trang dữ liệu có khả năng cung cấp thêm thông tin về sản phẩm hoặc lô hàng.

Điều này đặc biệt hữu ích với những sản phẩm mà người mua quan tâm nhiều đến xuất xứ, đơn vị sản xuất hoặc quá trình lưu thông.

Đối với doanh nghiệp

Nếu hệ thống được tổ chức tốt, dữ liệu truy xuất giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm theo từng mã hoặc từng lô, thuận tiện hơn khi cần kiểm tra một vấn đề phát sinh.

Ví dụ, khi phát hiện một nhóm sản phẩm cần kiểm tra lại, mã lô và dữ liệu liên quan có thể giúp khoanh vùng chính xác hơn thay vì xử lý toàn bộ sản phẩm.

Đối với quá trình quản lý hàng hóa

Dữ liệu truy xuất cũng tạo điều kiện cho việc kiểm tra và đối chiếu thông tin giữa các khâu. Tuy nhiên, hiệu quả thực tế phụ thuộc vào dữ liệu đầu vào, quy trình cập nhật và cách hệ thống được vận hành.

Nếu cần tìm hiểu riêng về từng ngành hàng, bạn có thể xem thêm bài truy xuất nguồn gốc thực phẩm.

Các phương pháp truy xuất nguồn gốc phổ biến

Có nhiều cách để gắn một sản phẩm vật lý với dữ liệu truy xuất. Mỗi phương pháp phù hợp với cách quản lý và quy mô khác nhau.

Truy xuất nguồn gốc bằng mã QR

Mã QR là hình thức dễ gặp trên bao bì và tem nhãn. Khi quét mã bằng camera điện thoại hoặc ứng dụng phù hợp, người dùng thường được chuyển tới một đường dẫn hoặc hệ thống chứa thông tin liên quan đến sản phẩm.

Bản thân mã QR không tự chứng minh sản phẩm là hàng thật. Giá trị của nó nằm ở hệ thống, dữ liệu và cơ chế quản lý phía sau mã.

Doanh nghiệp muốn sử dụng QR trên tem nhãn cần đặc biệt chú ý đến khả năng quét sau khi in. Kích thước mã, độ tương phản, chất lượng file và bề mặt dán đều có thể ảnh hưởng đến khả năng đọc mã.

Truy xuất bằng mã vạch

Mã vạch có thể được sử dụng để nhận diện mã sản phẩm hoặc kết nối với hệ thống dữ liệu tương ứng. Đây là công nghệ phổ biến trong bán lẻ, kho vận và quản lý hàng hóa.

Tuy nhiên, giống QR Code, việc quét được mã vạch không có nghĩa sản phẩm đã được xác thực là hàng chính hãng. Cần phân biệt rõ chức năng nhận diện sản phẩm với chức năng chống giả.

RFID

RFID sử dụng thẻ có khả năng giao tiếp bằng sóng vô tuyến. Công nghệ này có thể hỗ trợ nhận diện và quản lý hàng hóa mà không nhất thiết phải đưa từng mã vào đúng vị trí camera như QR Code.

RFID thường liên quan đến hệ thống quản lý rộng hơn và không phải trường hợp nào cũng cần triển khai ở cấp độ sản phẩm tiêu dùng.

Hệ thống phần mềm truy xuất nguồn gốc

QR Code, barcode hay RFID chủ yếu là phương tiện nhận diện hoặc truy cập dữ liệu. Phần quan trọng hơn của truy xuất nguồn gốc nằm ở hệ thống quản lý phía sau.

Hệ thống cần xác định dữ liệu nào được lưu, ai có quyền cập nhật, mỗi mã đại diện cho sản phẩm hay lô hàng nào và thông tin được cập nhật tại những công đoạn nào.

Hướng dẫn truy xuất nguồn gốc sản phẩm cho người tiêu dùng

Với sản phẩm có mã truy xuất, người dùng có thể thực hiện theo quy trình dưới đây.

Bước 1: Tìm mã truy xuất trên sản phẩm

Kiểm tra bao bì, nhãn phụ, tem dán hoặc khu vực nhà sản xuất hướng dẫn. Mã truy xuất thường có dạng QR Code, barcode hoặc mã ký tự.

Không nên mặc định mọi QR Code trên bao bì đều là mã truy xuất. Một mã QR cũng có thể dẫn tới website thương hiệu, trang quảng cáo, hướng dẫn sử dụng hoặc nội dung khác.

Bước 2: Quét đúng loại mã

Với QR Code, phần lớn điện thoại hiện nay có thể đọc mã trực tiếp bằng camera. Với một số loại barcode hoặc hệ thống riêng, người dùng có thể cần ứng dụng phù hợp.

Nếu mã không quét được, hãy thử:

• giữ camera ổn định;
• đảm bảo khu vực mã đủ sáng;
• tránh ánh sáng phản chiếu trực tiếp;
• đưa toàn bộ mã vào khung hình;
• kiểm tra xem tem có bị nhăn, rách hoặc mất một phần mã hay không.

Bước 3: Kiểm tra địa chỉ được mở sau khi quét

Đây là bước dễ bị bỏ qua. Sau khi quét QR, hãy kiểm tra tên miền hoặc ứng dụng đang hiển thị thông tin.

Nếu người dùng được chuyển đến một website hoàn toàn không liên quan đến doanh nghiệp, tên miền bất thường hoặc trang yêu cầu cung cấp thông tin nhạy cảm không cần thiết, nên thận trọng trước khi tiếp tục.

Bước 4: Đối chiếu dữ liệu với sản phẩm thực tế

Không nên dừng ở việc thấy mã quét thành công. Hãy so sánh dữ liệu trên màn hình với thông tin trên sản phẩm.

Bước 5: Đánh giá tính hợp lý của thông tin

Một trang truy xuất có nhiều nội dung chưa chắc đồng nghĩa dữ liệu đáng tin cậy. Quan trọng hơn là thông tin phải liên quan trực tiếp đến sản phẩm và có thể đối chiếu.

Nếu mã của nhiều sản phẩm khác nhau đều đưa tới đúng một trang giới thiệu chung mà không có dữ liệu nhận diện lô hoặc sản phẩm, khả năng truy xuất thực tế sẽ hạn chế hơn so với hệ thống có dữ liệu riêng.

Người dùng muốn xem hình thức tem thường được sử dụng có thể tham khảo các mẫu tem truy xuất nguồn gốc.

Doanh nghiệp muốn triển khai truy xuất nguồn gốc cần chuẩn bị gì?

Với doanh nghiệp, triển khai truy xuất nguồn gốc không bắt đầu từ việc in một mã QR. Trước tiên cần xác định dữ liệu nào doanh nghiệp muốn quản lý và người dùng cần nhìn thấy gì khi quét mã.

1. Xác định đơn vị cần truy xuất

Doanh nghiệp cần xác định mỗi mã đại diện cho một sản phẩm, một lô hàng, một thùng hàng hay một nhóm sản phẩm. Đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến cấu trúc dữ liệu và số lượng mã cần tạo.

2. Xác định dữ liệu cần ghi nhận

Tùy ngành hàng, doanh nghiệp có thể cần quản lý các trường dữ liệu khác nhau. Chỉ nên thu thập những thông tin thực sự phục vụ mục tiêu truy xuất và khả năng vận hành của doanh nghiệp.

3. Chọn hệ thống quản lý dữ liệu

Cần xác định mã sẽ kết nối với nền tảng nào, ai quản lý dữ liệu, quyền cập nhật thuộc về bộ phận nào và thông tin được bổ sung ở từng giai đoạn ra sao.

Tân Hoa Mai là đơn vị cung cấp dịch vụ in ấn. Phạm vi triển khai phần mềm, nền tảng dữ liệu hoặc hệ thống truy xuất hoàn chỉnh cần được xác định riêng với nhà cung cấp giải pháp tương ứng.

4. Chuẩn bị mã trước khi thiết kế tem

Nếu sử dụng mã QR, doanh nghiệp nên xác định trước cách sinh mã và dữ liệu đích. Việc đặt một mã tạm vào thiết kế rồi thay đổi sau có thể làm phát sinh lỗi kích thước, khoảng trống hoặc bố cục.

5. Kiểm tra khả năng quét trước khi sản xuất hàng loạt

File hiển thị rõ trên màn hình chưa đủ để đảm bảo mã hoạt động tốt sau khi in và dán lên sản phẩm.

Nên kiểm tra mã trong điều kiện sử dụng thực tế, đặc biệt khi tem có kích thước nhỏ, bề mặt cong hoặc vị trí dán có thể làm tem biến dạng.

Nếu doanh nghiệp đã có hệ thống và dữ liệu QR, có thể tham khảo thêm dịch vụ tem QR Code hoặc in tem truy xuất nguồn gốc để hoàn thiện phần tem nhãn vật lý.

Những lỗi thường gặp khi truy xuất nguồn gốc bằng mã QR

Mã QR chỉ dẫn về trang chủ

Nếu tất cả sản phẩm đều sử dụng cùng một QR Code dẫn về trang chủ doanh nghiệp, người dùng chỉ đang truy cập website chứ chưa thực sự truy xuất được dữ liệu của sản phẩm hoặc lô hàng.

Dữ liệu trên hệ thống không khớp sản phẩm

Mã quét thành công nhưng tên sản phẩm, mã lô hoặc thông tin hiển thị khác với sản phẩm thực tế là dấu hiệu cần kiểm tra lại.

QR Code bị in quá nhỏ hoặc biến dạng

Mã có thể khó đọc khi kích thước không phù hợp, độ tương phản kém, file bị giảm chất lượng hoặc tem bị biến dạng khi dán.

Đặt mã trên bề mặt khó quét

Bề mặt cong, vị trí gấp, mép bao bì hoặc khu vực dễ trầy xước có thể làm giảm khả năng đọc mã. Vì vậy vị trí dán tem cũng cần được tính đến trong quá trình thiết kế.

Thông tin không được cập nhật

Truy xuất nguồn gốc phụ thuộc rất nhiều vào dữ liệu phía sau mã. Nếu doanh nghiệp không duy trì dữ liệu theo quy trình đã thiết lập, mã vẫn có thể quét được nhưng giá trị truy xuất giảm đáng kể.

Truy xuất nguồn gốc và chống hàng giả có giống nhau không?

Không nên xem hai khái niệm này là một.

Một sản phẩm có thể kết hợp cả hai mục tiêu trong cùng một giải pháp, nhưng doanh nghiệp cần xác định rõ chức năng của hệ thống. Không nên sử dụng cụm “truy xuất nguồn gốc” và “chống hàng giả” thay thế cho nhau.

Ứng dụng truy xuất nguồn gốc trong một số ngành hàng

Cấu trúc dữ liệu thực tế cần được xây dựng theo đặc thù từng doanh nghiệp thay vì sử dụng một mẫu chung cho mọi sản phẩm.

Bạn có thể xem thêm nội dung về truy xuất nguồn gốc nông sản để hiểu rõ hơn một trường hợp ứng dụng cụ thể.

Checklist kiểm tra truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Khi quét mã trên một sản phẩm, bạn có thể kiểm tra nhanh theo danh sách sau:

• Mã QR hoặc mã vạch có quét được hay không?
• Mã đưa tới website hoặc hệ thống nào?
• Tên sản phẩm trên hệ thống có đúng với sản phẩm thực tế?
• Đơn vị sản xuất hoặc phân phối có khớp không?
• Có dữ liệu riêng cho sản phẩm hoặc lô hàng không?
• Mã lô và thông tin thời gian có nhất quán nếu được cung cấp không?
• Thông tin có đủ cụ thể để đối chiếu hay chỉ là một trang giới thiệu chung?
• Có dấu hiệu tên miền bất thường hoặc chuyển hướng đáng ngờ không?

Quan trọng nhất là không xem việc “quét ra thông tin” như bằng chứng duy nhất về nguồn gốc hay tính chính hãng của sản phẩm. Dữ liệu cần được đánh giá cùng với nguồn cung cấp thông tin và sản phẩm thực tế.

Câu hỏi thường gặp về truy xuất nguồn gốc

Quét mã QR có biết được hàng thật hay hàng giả không?

Không thể kết luận chỉ dựa vào việc QR Code quét được. QR Code có thể bị sao chép nếu hệ thống không có cơ chế xác thực phù hợp. Cần xem hệ thống phía sau mã hoạt động thế nào và dữ liệu có khớp với sản phẩm thực tế hay không.

Mã QR truy xuất nguồn gốc chứa những gì?

Mã QR thường chứa một chuỗi dữ liệu hoặc đường dẫn để thiết bị truy cập tới hệ thống thông tin. Nội dung truy xuất được bao nhiêu phụ thuộc vào cơ sở dữ liệu và cách doanh nghiệp triển khai.

Không quét được mã truy xuất thì có phải hàng giả không?

Không. Mã không quét được có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như mã bị trầy, tem bị nhăn, chất lượng in không phù hợp, ánh sáng phản chiếu hoặc lỗi đường dẫn. Cần kiểm tra thêm trước khi kết luận.

Truy xuất nguồn gốc khác tem chống hàng giả như thế nào?

Truy xuất nguồn gốc tập trung vào dữ liệu liên quan đến sản phẩm và chuỗi cung ứng. Giải pháp chống hàng giả tập trung vào việc hỗ trợ xác thực sản phẩm. Hai chức năng có thể được kết hợp nhưng không đồng nghĩa với nhau.

Doanh nghiệp chỉ cần tạo QR Code là có hệ thống truy xuất nguồn gốc chưa?

Chưa. QR Code chỉ là một phương tiện để nhận diện hoặc truy cập dữ liệu. Muốn truy xuất đúng nghĩa, doanh nghiệp còn cần xác định dữ liệu, đơn vị quản lý, cách gắn mã với sản phẩm hoặc lô và quy trình cập nhật thông tin.

Tân Hoa Mai hỗ trợ phần nào trong quá trình truy xuất nguồn gốc?

Tân Hoa Mai hoạt động trong lĩnh vực in ấn và có thể hỗ trợ phần tem nhãn khi doanh nghiệp đã xác định yêu cầu về mã và dữ liệu cần sử dụng. Với nhu cầu đặt tem, doanh nghiệp có thể tham khảo trang tem truy xuất nguồn gốc để tìm hiểu thêm về phần in ấn.