In tem nhãn là một bước quan trọng trong quá trình quản lý sản phẩm và hàng hóa, giúp nhận diện thương hiệu và cung cấp thông tin cần thiết cho người dùng. Đặc biệt, với Microsoft Excel và word – là những công cụ quen thuộc trong công việc văn phòng, bạn có thể tạo và in tem nhãn một cách dễ dàng mà không cần sử dụng các phần mềm thiết kế phức tạp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách in tem nhãn trong Excel, giúp bạn thực hiện công việc in ấn một cách hiệu quả và nhanh chóng.

Mục Lục

Hướng dẫn cách in tem nhãn trong Excel

Thông thường, tem nhãn chứa mã vạch 1D hoặc 2D thể hiện thông tin sản phẩm. Nếu muốn in tem nhãn có mã vạch, bạn cần chuyển đổi mã sản phẩm thành mã vạch thông qua Word, Excel hoặc phần mềm hỗ trợ in barcode online.

Trường hợp chỉ cần in tem nhãn thông thường, không có mã vạch, bạn có thể bỏ qua bước trên. Để việc in ấn thuận lợi, bạn nên chuyển đổi file cần in sang Word để dễ dàng chỉnh sửa tem như căn chỉnh kích thước, nội dung, tránh bị lệch.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách in tem nhãn trong Excel:

1. Hướng dẫn in tem nhãn nhanh

Thực hiện theo các bước sau:

Cài đặt Fonts mã vạch cần in (nếu có)
Tạo file dữ liệu trên Excel
Thiết kế, định dạng tem nhãn trên Word
Chèn dữ liệu tự động từ file Excel sang file Word
In ấn

2. Hướng dẫn chi tiết cách in tem nhãn

Bước 1: Cài đặt Fonts mã vạch (nếu có)

Tìm kiếm Fonts chữ mã vạch cần in trên internet, tải về thiết bị để sử dụng cho Word và Excel. Giải nén tệp vừa tải, nhấn Install để cài đặt. Sau đó, bạn có thể sử dụng Fonts mã vạch này trên phần mềm Word hoặc Excel.

Bước 2: Tạo file dữ liệu trên Excel

Mở phần mềm Excel, tạo file lưu trữ thông tin sản phẩm cần in, bao gồm các trường thông tin cần thiết như tên sản phẩm, mã barcode. Bạn có thể thêm các trường thông tin khác như phân loại, giá cả, số lượng… tùy theo yêu cầu. Bạn cũng có thể tham khảo file mẫu.

Bước 3: Thiết kế, định dạng tem nhãn trên Word

Mở phần mềm Word, tạo file thiết kế, định dạng mẫu tem nhãn cần in. Định dạng kích thước nhãn cần in trên máy in mã vạch (máy in laser) như sau:

Chọn Mailings → Start Mail Merge → Label

Trên cửa sổ vừa xuất hiện, thực hiện như sau:
- Điều chỉnh kích thước tem nhãn:
  - Bấm New Label để chọn khổ tem nhãn
  - Bấm Details để chỉnh sửa kích thước tem nhãn
- Trên giao diện tiếp theo, điều chỉnh các thông số của tem nhãn:
  - Label height: Chiều cao tem nhãn
  - Label width: Chiều rộng tem nhãn
  - Number across: Số tem trên một hàng (số cột)
  - Number down: Số hàng
  - Kích thước trang (Page size): Chọn Custom
  - Page width: Chiều rộng của toàn bộ trang
  - Page height: Chiều cao của toàn bộ trang

- Khi đã hoàn tất bấm OK để lưu lại định dạng này.

Kiểm tra lại tem nhãn trên bản in file Word đã có kích thước đúng mong muốn chưa. Nếu chưa, bạn tiếp tục lặp lại bước trên để điều chỉnh lại thông số tem nhãn cho hợp lý.

Bước 4: Chèn dữ liệu tự động từ file Excel sang file Word

Tiến hành chèn dữ liệu từ file Excel (đã tạo ở bước 2) vào file Word. Các bước thực hiện như sau:

Chọn Mailing → Use an Existing List…

Trên hộp thoại hiện ra, nhấn chọn file Excel đã tạo trước đó.

Nhấn Insert Merge Field để điều chỉnh thông tin cần in trên tem nhãn → Nhấn chọn từng trường thông tin theo vị trí bạn muốn.

Chỉnh sửa Fonts hợp lý cho các trường dữ liệu. Ví dụ: trường “name” – Fonts chữ tùy ý, trường barcode – Fonts mã vạch,…

Sau khi điều chỉnh xong, nhấn Preview Results → Update labels để kiểm tra lại tem nhãn đã đúng với thiết kế chưa.
Cuối cùng, nhấn Finish & Merge → Finish → Nhấn chọn 1 trong các tùy chọn in:
- All: in toàn bộ bảng excel
- Current record: In dữ liệu hiện thời (dòng đầu tiên)
- From __ To __: Chọn in theo dòng

Bước 5: In ấn

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp lệnh in.
Tại Printer chọn thiết bị in đã kết nối
Nhấn Print để bắt đầu quá trình in ấn.

Lưu ý: Nên in mẫu 1 tờ để xem thành phẩm đã đúng yêu cầu chưa, tránh in hỏng với số lượng lớn.

2. Cách khắc phục lỗi thường gặp khi in tem nhãn

2.1 Khắc phục lỗi in tem nhãn không rõ nét

Đặc điểm nhận dạng: Tem nhãn bị mờ, không nhìn rõ chữ, chữ được chữ mất.

Nguyên nhân: Trường hợp này thường do sử dụng giấy in có chất lượng kém hoặc không phù hợp với mực in.

Cách khắc phục: Sau khi nhấn Ctrl + P để bật lệnh in, bạn cần điều chỉnh thông tin như sau:

Chọn Properties (hoặc Settings) → Material Settings
Thay đổi Normal Paper thành Labels Printing. Tùy chọn này sẽ làm giảm tốc độ in và tăng nhiệt áp ở đầu in, từ đó tạo nên áp suất lớn trên bề mặt và tăng độ bám dính của mực lên chất liệu in.
Bấm Save để ghi nhớ định dạng in.

2.2 Khắc phục lỗi chữ in bị lệch khỏi tem nhãn

Đặc điểm nhận dạng: Thông tin trên tem nhãn bị xô lệch ra khỏi khung tem dẫn đến mất nội dung.

Nguyên nhân: Lỗi trong cách in tem nhãn này thường là do định dạng sai hoặc không phù hợp với tem nhãn.

Cách khắc phục:

Cách 1:

Chọn Page Layout → Size → More paper sizes
Chọn Page Setup → Paper
Tại cửa sổ hiện ra, bạn điều chỉnh lại thông số Width và Height
Nhấn OK để hoàn tất.

Cách 2:

Chọn Page Layout → Margins → Custom margins
Chọn Page setup → Chọn Margins
Tại cửa sổ hiện ra, điều chỉnh các thông số Top/Left, hay Top/Bottom sao cho tem nhãn cân đối
Nhấn OK để hoàn tất.

3. Những lưu ý khi in tem nhãn

Khi bạn muốn tự làm tem nhãn hoặc tìm hiểu cách in tem nhãn trong excel, việc đầu tiên cần làm là đặt tên sản phẩm và đăng ký bản quyền thương hiệu. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý những vấn đề sau để có được thành phẩm như ý muốn:

Kích thước tem nhãn: Khi in tem nhãn, bạn cần chú ý chọn lựa kích thước sao cho phù hợp với sản phẩm. Điều này sẽ làm tăng tính thẩm mỹ và giúp sản phẩm thu hút, bắt mắt hơn. Ngoài ra, kích thước tem nhãn cũng cần được lựa chọn dựa trên vị trí bạn muốn dán.
Chất liệu in tem nhãn: Bạn hãy căn cứ vào phân loại sản phẩm và chất liệu lớp đóng gói (nếu có) để chọn được chất liệu in tem nhãn phù hợp. Các chất liệu thường gặp như giấy, nhựa, vải, kim loại,… nhưng phổ biến nhất vẫn là giấy decal.
Công nghệ in: Dựa vào chất liệu in, bạn sẽ chọn được công nghệ in phù hợp. Một số công nghệ hiện nay là: in offset, in laser, in digital, in flexo,…
Mực in: Chọn mực in phù hợp với chất liệu và công nghệ sẽ làm tăng độ bền cho tem nhãn. Có nhiều loại mực in như mực in mã vạch wax, resin, mực in mã vạch wax resin,…

Lưu ý khi in tem nhãn có mã vạch:

Mã vạch phải in bằng máy in chuyên dụng cho mã vạch vì với chất liệu giấy thông thường thì tem nhãn sẽ bị mờ và không thể dùng để truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
Bạn có thể in riêng mã vạch trên decal rồi dán lên tem nhãn.
Bạn phải đăng ký mã vạch sản phẩm tại cục mã số mã vạch Việt Nam thì nó mới có giá trị sử dụng.
Bạn có thể sử dụng dịch vụ in tem nhãn giá rẻ và chuyên nghiệp của In Tân Hoa Mai để mẫu in của mình đẹp, chuyên nghiệp hơn. Đặc biệt, có thể in số lượng lớn theo yêu cầu của bạn.

Bài viết trên đã hướng dẫn bạn cách in tem nhãn trong Excel từ đội ngũ của In Tân Hoa Mai. Mong rằng những kiến thức được chia sẻ sẽ giúp ích cho bạn trong việc in tem nhãn. Chúc bạn thành công!

Cách in tem nhãn trong Excel Đơn giản Dễ thực hiện